San Rafael de Escazú, San José, Costa Rica.

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PROPERTY MANAGEMENT


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Monolith® de Symbolic Hospitality Software proporciona una herramienta para facilitar el control y administración de los negocios que ofrecen el servicio de Resort Property Management. Como extensión de los sistemas de Hotel Front Office y Back Office, el sub-módulo de Property Management cuenta con múltiples características destinadas a simplificar el trabajo, ofreciendo un mejor control en la planificación de las operaciones.


Características Sobresalientes




Administración


  • Definición de las propiedades administradas, las cuales quedan ligadas a sus propietarios.
  • Estados de cuenta individualizados por propiedad.
  • Definición de la división de los porcentajes del ingreso (split income) para el Propietario (Owner) y el Administrador (Property Manager).



Propietarios


  • Sistema de consulta actualizada de Estados de Cuenta en línea:
  • Detalle de cada transacción.
  • Detalle de saldo inicial del mes, operaciones y saldo final al corte.
  • Facilidad de impresión.
  • Consultas en línea de:
  • Detalle de movimientos de ocupación de la unidad históricos y a futuro.
  • Disponibilidad de las unidades (Calendario de Reservaciones).
  • Solicitud de reservación en línea con su clave personal.
  • Campo para observaciones y solicitudes especiales.



Operaciones


  • Reservaciones: Consulta de tarifas vigentes por rango de fechas, por tipo de configuración de unidad y temporadas.
  • Capacidad de filtrar cualidades con anotación de particularidades de la unidad.
  • Sistema automatizado de reservaciones en línea, de acuerdo a necesidades y gustos del cliente.
  • Definición de tarifas por tipo de unidad y temporada.
  • Estadística y control de la fuente de negocios por: agencias, vendedor, campañas de mercadeo, directas, clientes frecuentes, etc.
  • Pronósticos de ocupación, monitor actualizado y estados de la propiedad en tiempo real.
  • Control de prepagos de reservaciones aplicado en tiempo real al módulo contable.
  • Control de clientes en casa, realización adecuada de cobros, aplicación de pagos, etc.
  • Control del movimiento de folios de clientes en casa hasta su check out.
  • Control detallado del tipo de servicio de Ama de Llaves: calendario de servicios, niveles de limpieza aplicables, amenidades, etc.
  • Programación del trabajo semanal del Ama de Llaves basado en el pronóstico de ocupación con definición de hasta 3 niveles de supervisión asignados.
  • Definición de tipos de servicios aplicables a la propiedad durante la estadía del huésped y/o propietario.
  • Sistema de elaboración y control de órdenes de trabajo de mantenimiento por propiedad, enlazado a los módulos de cuentas por cobrar y estados de cuenta, con sus respectivos niveles de supervisión.
  • Sistema de pagos masivos de servicios públicos: Energía, agua, teléfono, etc.
  • Control de movimientos de las cuentas por cobrar a propietarios.



Cuentas por cobrar


  • Creación y anulación de facturas.
  • Control de límites de crédito.
  • Facturación multimoneda.
  • Vencimientos múltiples.
  • Reportes múltiples.
  • Abonos a cuentas, afectando directamente a los módulos de bancos.
  • Definición de conceptos de facturación.
  • Estados de cuenta individualizados.
  • Análisis de saldos de la cartera de cuentas por cobrar.



Cuentas por pagar


  • Registro de todos los documentos por pagar.
  • Registro por proveedor, tipo de documento, plan de pagos.
  • Definición de plan contable y banco por el cual será girado el pago.
  • Opción de pagos automatizados.
  • Pagos masivos de servicios.



Inventarios


  • Definición de múltiples bodegas.
  • Definición de precios.
  • Control de movimientos de inventarios.
  • Control de mínimos y máximos.
  • Costos.
  • Artículos permitidos por tipo de bodega.
  • Elaboración de órdenes de compra con sus respectivos niveles autorización y control de presupuesto.
  • Elaboración de requisiciones de bodega con sus respectivos niveles de control de presupuesto.
  • Tomas físicas de inventarios.
  • Múltiples reportes.


Bancos


  • Registro y control de movimientos.
  • Interfaz directa con Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Hotelería, Tours y Contabilidad.
  • Generación de cheques.
  • Conciliaciones bancarias.
  • Múltiples reportes.



Planillas


  • Administración de salarios del personal.
  • Control de pagos, aguinaldos y cesantía.
  • Agrupación de empleados por departamentos.
  • Definición de salario mixto (salario fijo y horas trabajadas).
  • Definición aplicable a planillas de deducciones, rebajos, viáticos, sobresueldo.
  • Definición de períodos de pago de planilla.
  • Definición de planillas detalladas, resumidas.
  • Envío masivo de comprobantes de planilla.
  • Generación automática de pago de planillas directa al módulo de Cheques, Libro de Banco y Contabilidad.
  • Generación de asientos contables de provisiones, según departamento.
  • Interfaz con los 5 bancos más importantes del país.
  • Giro de planillas vía transferencia electrónica.



Activos Fijos


  • Control de activos por empresa y/o unidad independiente.
  • Descripción detallada por:
  • Proveedor
  • Valor monetario (multimoneda)
  • Valor residual
  • Años de vida útil
  • Fecha de compra
  • Fecha de expiración
  • Número de factura de compra
  • Garantía, etc.
  • Capacidad para generar reportes necesarios de documentación periódicos.
  • Generación automatizada de asientos contables.
  • Módulo multinegocio independientes enlazado al módulo de contabilidad.



Restaurante


  • POS Alimentos y Bebidas.
  • Administración completa de la operación de Bar y Restaurante, independientemente de su tamaño.
  • Operable en múltiples secciones.
  • Incluye manejo de:
  • Múltiples áreas de atención.
  • Múltiples cocinas.
  • Múltiples impresoras de punto de venta para comandas, etc.



Reserva de Tours


  • Orientado a la generación de reservaciones para tours.
  • Control de horarios.
  • Control de Pick up y Drop off.
  • Control de transportes.
  • Órdenes de trabajo.
  • Integración con el back office.
  • Facturación, etc.



Spa


  • Sistema desarrollado para gestionar de forma más eficiente y eficaz el departamento.
  • Permite simplificar y agilizar la organización de espacios, tiempos y recursos.
  • Control de facturación de los servicios brindados.
  • Integrado con los módulos de Hotel, Cuentas por Cobrar y Contabilidad.
  • Registra todo el proceso: ingreso de la cita, facturación y registro contable respectivo.



Eventos


  • Creación y calendarización de eventos.
  • Manejo por áreas y horarios definidos.
  • Detalle de recursos contratados.
  • Integrado al módulo de hotel por lo cual inclusive se puede reservar habitaciones desde el mismo.
  • Control de cortesías.
  • Control de presupuestos.
  • Control de tareas pendientes.



Contabilidad del Property Management


  • Lleva la contabilidad del operador así como contabilidad individualizada de cada uno de los propietarios.
  • Capacidad de obtener doble creación o replicación de los movimientos en ambas partes, afectando cuentas contables diferentes para cada uno, según se haga la configuración de cuentas contables y conceptos.
  • Estados financieros individuales por propietario o global según sea la elección.
  • Contabilidad enlazada con el resto de los módulos:
  • Facturación
  • Cuentas por cobrar
  • Inventarios
  • Bancos
  • Cuentas por pagar
  • Planillas
  • Activos
  • Etc.
  • Conexión entre módulos definible libremente por el usuario.
  • Transferencia de información contable proveniente de los demás subsistemas se realiza en forma totalmente transparente.
  • Contabilidad se actualiza automáticamente después de cada transacción en tiempo real.



Reportes


  • Múltiples reportes: Reservaciones, ocupación, pronósticos, tarifas, huéspedes en casa, source of business, agencias, ama de llaves, etc.
  • Diario, acumulado mensual, acumulado período.
  • Al ser una extensión de los módulos de Front Office y Back Office se tienen todos los reportes necesarios de la operación, mercadeo y ventas.
  • Reportes en pantalla, imprimibles a papel y exportables a diferentes formatos, según sea el interés del Administrador: PDF, XPS y Excel.