Monolith® de Symbolic Hospitality Software proporciona una herramienta para facilitar el control y administración de los negocios que ofrecen el servicio de Resort Property Management. Como extensión de los sistemas de Hotel Front Office y Back Office, el sub-módulo de Property Management cuenta con múltiples características destinadas a simplificar el trabajo, ofreciendo un mejor control en la planificación de las operaciones.

Características Sobresalientes

Administración

• Definición de las propiedades administradas, las cuales quedan ligadas a sus propietarios.
• Estados de cuenta individualizados por propiedad.
• Definición de la división de los porcentajes del ingreso (split income) para el Propietario (Owner) y el Administrador (Property Manager).

Propietarios

• Sistema de consulta actualizada de Estados de Cuenta en línea:
• Detalle de cada transacción.
• Detalle de saldo inicial del mes, operaciones y saldo final al corte.
• Facilidad de impresión.
• Consultas en línea de:
• Detalle de movimientos de ocupación de la unidad históricos y a futuro.
• Disponibilidad de las unidades (Calendario de Reservaciones).
• Solicitud de reservación en línea con su clave personal.
• Campo para observaciones y solicitudes especiales.

Operaciones

• Reservaciones: Consulta de tarifas vigentes por rango de fechas, por tipo de configuración de unidad y temporadas.
• Capacidad de filtrar cualidades con anotación de particularidades de la unidad.
• Sistema automatizado de reservaciones en línea, de acuerdo a necesidades y gustos del cliente.
• Definición de tarifas por tipo de unidad y temporada.
• Estadística y control de la fuente de negocios por: agencias, vendedor, campañas de mercadeo, directas, clientes frecuentes, etc.
• Pronósticos de ocupación, monitor actualizado y estados de la propiedad en tiempo real.
• Control de prepagos de reservaciones aplicado en tiempo real al módulo contable.
• Control de clientes en casa, realización adecuada de cobros, aplicación de pagos, etc.
• Control del movimiento de folios de clientes en casa hasta su check out.
• Control detallado del tipo de servicio de Ama de Llaves: calendario de servicios, niveles de limpieza aplicables, amenidades, etc.
• Programación del trabajo semanal del Ama de Llaves basado en el pronóstico de ocupación con definición de hasta 3 niveles de supervisión asignados.
• Definición de tipos de servicios aplicables a la propiedad durante la estadía del huésped y/o propietario.
• Sistema de elaboración y control de órdenes de trabajo de mantenimiento por propiedad, enlazado a los módulos de cuentas por cobrar y estados de cuenta, con sus respectivos niveles de supervisión.
• Sistema de pagos masivos de servicios públicos: Energía, agua, teléfono, etc.
• Control de movimientos de las cuentas por cobrar a propietarios.

Cuentas por cobrar

• Creación y anulación de facturas.
• Control de límites de crédito.
• Facturación multimoneda.
• Vencimientos múltiples.
• Reportes múltiples.
• Abonos a cuentas, afectando directamente a los módulos de bancos.
• Definición de conceptos de facturación.
• Estados de cuenta individualizados.
• Análisis de saldos de la cartera de cuentas por cobrar.

Cuentas por pagar

• Registro de todos los documentos por pagar.
• Registro por proveedor, tipo de documento, plan de pagos.
• Definición de plan contable y banco por el cual será girado el pago.
• Opción de pagos automatizados.
• Pagos masivos de servicios.

Inventarios

• Definición de múltiples bodegas.
• Definición de precios.
• Control de movimientos de inventarios.
• Control de mínimos y máximos.
• Costos.
• Artículos permitidos por tipo de bodega.
• Elaboración de órdenes de compra con sus respectivos niveles autorización y control de presupuesto.
• Elaboración de requisiciones de bodega con sus respectivos niveles de control de presupuesto.
• Tomas físicas de inventarios.
• Múltiples reportes.

Bancos

• Registro y control de movimientos.
• Interfaz directa con Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Hotelería, Tours y Contabilidad.
• Generación de cheques.
• Conciliaciones bancarias.
• Múltiples reportes.

Planillas

• Administración de salarios del personal.
• Control de pagos, aguinaldos y cesantía.
• Agrupación de empleados por departamentos.
• Definición de salario mixto (salario fijo y horas trabajadas).
• Definición aplicable a planillas de deducciones, rebajos, viáticos, sobresueldo.
• Definición de períodos de pago de planilla.
• Definición de planillas detalladas, resumidas.
• Envío masivo de comprobantes de planilla.
• Generación automática de pago de planillas directa al módulo de Cheques, Libro de Banco y Contabilidad.
• Generación de asientos contables de provisiones, según departamento.
• Interfaz con los 5 bancos más importantes del país.
• Giro de planillas vía transferencia electrónica.

Activos Fijos

• Control de activos por empresa y/o unidad independiente.
• Descripción detallada por:
• Proveedor
• Valor monetario (multimoneda)
• Valor residual
• Años de vida útil
• Fecha de compra
• Fecha de expiración
• Número de factura de compra
• Garantía, etc.
• Capacidad para generar reportes necesarios de documentación periódicos.
• Generación automatizada de asientos contables.
• Módulo multinegocio independientes enlazado al módulo de contabilidad.

Restaurante

• POS Alimentos y Bebidas.
• Administración completa de la operación de Bar y Restaurante, independientemente de su tamaño.
• Operable en múltiples secciones.
• Incluye manejo de:
• Múltiples áreas de atención.
• Múltiples cocinas.
• Múltiples impresoras de punto de venta para comandas, etc.

Reserva de Tours

• Orientado a la generación de reservaciones para tours.
• Control de horarios.
• Control de Pick up y Drop off.
• Control de transportes.
• Órdenes de trabajo.
• Integración con el back office.
• Facturación, etc.

Spa

• Sistema desarrollado para gestionar de forma más eficiente y eficaz el departamento.
• Permite simplificar y agilizar la organización de espacios, tiempos y recursos.
• Control de facturación de los servicios brindados.
• Integrado con los módulos de Hotel, Cuentas por Cobrar y Contabilidad.
• Registra todo el proceso: ingreso de la cita, facturación y registro contable respectivo.

Eventos

• Creación y calendarización de eventos.
• Manejo por áreas y horarios definidos.
• Detalle de recursos contratados.
• Integrado al módulo de hotel por lo cual inclusive se puede reservar habitaciones desde el mismo.
• Control de cortesías.
• Control de presupuestos.
• Control de tareas pendientes.

Contabilidad del Property Management

• Lleva la contabilidad del operador así como contabilidad individualizada de cada uno de los propietarios.
• Capacidad de obtener doble creación o replicación de los movimientos en ambas partes, afectando cuentas contables diferentes para cada uno, según se haga la configuración de cuentas contables y conceptos.
• Estados financieros individuales por propietario o global según sea la elección.
• Contabilidad enlazada con el resto de los módulos:
• Facturación
• Cuentas por cobrar
• Inventarios
• Bancos
• Cuentas por pagar
• Planillas
• Activos
• Etc.
• Conexión entre módulos definible libremente por el usuario.
• Transferencia de información contable proveniente de los demás subsistemas se realiza en forma totalmente transparente.
• Contabilidad se actualiza automáticamente después de cada transacción en tiempo real.

Reportes

• Múltiples reportes: Reservaciones, ocupación, pronósticos, tarifas, huéspedes en casa, source of business, agencias, ama de llaves, etc.
• Diario, acumulado mensual, acumulado período.
• Al ser una extensión de los módulos de Front Office y Back Office se tienen todos los reportes necesarios de la operación, mercadeo y ventas.
• Reportes en pantalla, imprimibles a papel y exportables a diferentes formatos, según sea el interés del Administrador: PDF, XPS y Excel.